Green Pass: le FAQ per le imprese

Green Pass: le FAQ per le imprese

Introduzione

Dal 15 ottobre 2021 il Decreto Legge 127/2021 in tutte le aziende vige l'obbligo generalizzato del Green Pass per l'accesso ai luoghi di lavoro. Questo ha portato notevoli implicazioni legali e impatti sulla gestione del personale e sugli assetti organizzativi per tutte le aziende pubbliche e private.
SAEF ha organizzato un webinar gratuito "Il Green Pass nelle imprese" (puoi rivederlo cliccando qui) durante il quale il nostro tecnico della sicurezza Marco Mondini ha fatto chiarezza e ha fornito un quadro generale degli adempimenti a carico dei datori di lavoro, fornendo loro una serie di indicazioni operative per l'attuazione delle disposizioni del decreto legge nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), nella misura in cui tale attuazione comporta un trattamento di dati personali.
Durante l'incontro abbiamo ricevuto diverse domande e richieste di chiarimento dai partecipanti al webinar. Per chiarir tutti dubbi sull'argomento le abbiamo raccolte in questo documento fornendo per ognuna una risposta chiara e concisa.

Per ulteriori informazioni e chiarimento vi invitiamo inoltre a consultare i seguenti siti ufficiali:

FAQ Green Pass per le imprese

1. Archiviazione delle matricole rilevate giornalmente in che modo? (privacy) Che software è possibile usare per aziende che hanno oltre 15 dipendenti?
Gli unici software riconosciuti sono l’APP VERIFICAC19 o sistemi di rilevamento come da DPCM 12 ottobre 2021.

2. L'obbligo di verifica della certificazione riguarda anche i clienti degli studi professionali?
Si, tutte le aziende sono soggette.

3. Trattamento dati personali: se non vengono archiviati i dati dal controllo del Green Pass, perché sottoporre ancora la firma di questo in un registro?
La tenuta del registro è uno strumento che permette al datore di lavoro di dimostrare di aver effettuato i controlli; in quest'ultimo non devono essere riportati dati relativi alla certificazione verde ma solo l'indicazione di averlo verificato e controllato.

4. Come organizzare il controllo del green pass in caso di lavoro presso vari cantieri (lavoratori in trasferta)?
Individuando ad esempio i capi squadra come addetti al controllo della certificazione verde Covid-19.

5. È possibile delegare più persone al controllo? Quali responsabilità devono avere?
Si, in relazione alla propria organizzazione, il Datore di lavoro individua un numero sufficiente di addetti al controllo della certificazione verde Covid-19 (consigliato almeno 2 addetti in previsione dell'assenza di uno dei due).

6. Negli studi professionali (caso specifico commercialista) il green pass deve essere richiesto a tutti i clienti (sia privati che ritirano le dichiarazioni dei redditi, clienti che consegnano i documenti, clienti che si fermano in studio per visionare i bilanci)?
No, l'obbligo è per tutte le aziende rispettivamente a lavoratori.
Le linee guida per la Pubblica Amministrazione riportano: "In sintesi, l'unica categoria di soggetti esclusa dall'obbligo di esibire il green pass per accedere agli uffici pubblici è quella degli utenti, ovvero di coloro i quali si recano in un ufficio pubblico per l'erogazione del servizio che l'amministrazione è tenuta a prestare. I visitatori che dovessero accedere a qualunque altro titolo (ad esempio per lo svolgimento di una riunione o di un incontro, congresso o altro) dovranno, invece, essere muniti della certificazione verde ed esibirla su richiesta."

7. Chiedo conferma che:
a. i vettori che NON accedono agli uffici, ad eccezione degli express curier, NON sono soggetti ai controlli?

In relazione alle procedure operative definite dal datore di lavoro. Le linee guida per la pubblica amministrazione prevedono "A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, sono dunque soggetti all'obbligo di green pass i corrieri che recapitano posta d'ufficio o privata, destinata ai dipendenti che dovessero farsela recapitare in ufficio (ad esempio anche i corrieri privati dovranno essere provvisti di green pass ove accedano alla struttura)."
b. dopo la prima dose di vaccino, il lavoratore possa iniziare subito a lavorare senza bisogno di effettuare tamponi?
Per i soggetti in attesa di rilascio di valida certificazione verde e che ne abbiano diritto, nelle more del rilascio e dell'eventuale aggiornamento, sarà possibile avvalersi dei documenti rilasciati, in formato cartaceo o digitale, dalle strutture sanitarie pubbliche e private, dalle farmacie, dai laboratori di analisi, dai medici di medicina generale e dai pediatri di libera scelta. Tale documentazione è dotata di Qrcode.
c. le registrazioni dei controlli effettuati sono obbligatorie?
È uno strumento per dimostrare l'avvenuto controllo; lo stesso non deve riportare l'esito del controllo stesso.

8. Quindi se il green pass non mi è ancora arrivato ma ho fatto la prima dose di vaccino 10 giorni fa non mi serve il green pass domani giusto? basta la carta rilasciata dal centro di vaccinazione?
Si. Per i soggetti in attesa di rilascio di valida certificazione verde e che ne abbiano diritto, nelle more del rilascio e dell'eventuale aggiornamento, sarà possibile avvalersi dei documenti rilasciati, in formato cartaceo o digitale, dalle strutture sanitarie pubbliche e private, dalle farmacie, dai laboratori di analisi, dai medici di medicina generale e dai pediatri di libera scelta. Tale documentazione è dotata di QR Code.

9. Le agenzie immobiliari sono obbligate al controllo del Green Pass alla clientela se accede negli uffici?
No, l'obbligo è per tutte le aziende rispettivamente a lavoratori. L'accesso di un lavoratore che svolge presso di lei l'attività è invece soggetto a controllo.
Le linee guida per la Pubblica Amministrazione riportano "In sintesi, l'unica categoria di soggetti esclusa dall'obbligo di esibire il green pass per accedere agli uffici pubblici è quella degli utenti, ovvero di coloro i quali si recano in un ufficio pubblico per l'erogazione del servizio che l'amministrazione è tenuta a prestare. I visitatori che dovessero accedere a qualunque altro titolo (ad esempio per lo svolgimento di una riunione o di un incontro, congresso o altro) dovranno, invece, essere muniti della certificazione verde ed esibirla su richiesta."

10. Un dipendente operante al 100% in home office è assoggettato all'obbligo del green pass?
No, perché il Green Pass è obbligatorio per accedere al luogo di lavoro, non per lavorare. In caso di lavoro agile, dunque, il lavoratore non deve obbligatoriamente accedere in azienda o in ufficio. Nel caso in cui sia però prevista una turnazione dalla propria società o dalla Pubblica amministrazione, sarà necessario averlo ed esibirlo durante i controlli anche per un solo giorno di lavoro in presenza.
Un dipendente senza Green Pass non può chiedere di lavorare da casa: non vaccinarsi, non sottoporsi a tamponi o non poter dimostrare la propria guarigione dal Covid non è motivo valido per richiedere lo smart working.

11. L'avviso preventivo del dipendente senza green pass quando deve avvenire? Come? Prima di recarsi al lavoro oppure al controllo accesso?
In relazione alle procedure operative definite dal datore di lavoro, non è normato. In caso di richiesta da parte del Datore di lavoro, derivante da specifiche esigenze organizzative volte a garantire l'efficace programmazione del lavoro, i lavoratori sono tenuti a rendere la comunicazione con un preavviso necessario a soddisfare le predette esigenze organizzative.

12. Se il dipendente non firma la dichiarazione di possesso Green Pass, cosa bisogna fare?
La dichiarazione non fa venire meno l'obbligo di effettuare i controlli all'accesso.

13. Devo chiederlo al cliente che viene al mio bancone, con mascherina, e si ferma al massimo 2 minuti per prendere il suo pacco e andarsene? È un soggetto che non svolge da me attività lavorativa, ma semplicemente ritira un pacco e se ne va.
No, l'obbligo è per tutte le aziende rispettivamente a lavoratori.
Le linee guida per la Pubblica Amministrazione riportano "In sintesi, l'unica categoria di soggetti esclusa dall'obbligo di esibire il green pass per accedere agli uffici pubblici è quella degli utenti, ovvero di coloro i quali si recano in un ufficio pubblico per l'erogazione del servizio che l'amministrazione è tenuta a prestare. I visitatori che dovessero accedere a qualunque altro titolo (ad esempio per lo svolgimento di una riunione o di un incontro, congresso o altro) dovranno, invece, essere muniti della certificazione verde ed esibirla su richiesta."

14. Uno studio professionale è obbligato a controllarlo ai propri clienti?
No, l'obbligo è per tutte le aziende rispettivamente a lavoratori.
Le linee guida per la Pubblica Amministrazione riportano "In sintesi, l'unica categoria di soggetti esclusa dall'obbligo di esibire il green pass per accedere agli uffici pubblici è quella degli utenti, ovvero di coloro i quali si recano in un ufficio pubblico per l'erogazione del servizio che l'amministrazione è tenuta a prestare. I visitatori che dovessero accedere a qualunque altro titolo (ad esempio per lo svolgimento di una riunione o di un incontro, congresso o altro) dovranno, invece, essere muniti della certificazione verde ed esibirla su richiesta."

15. Per quanto riguarda certificazione cartacea del tampone negativo rilasciata da farmacia come verifico la veridicità di tale documento senza QR-code?
La verifica deve avvenire esclusivamente con QR-Code.

16. Se entra un esterno con esenzione a chi lo faccio controllare? Non posso chiedere al medico competente?
Per le certificazioni di esenzione si fa riferimento alla circolare 4 agosto del 2021 del Ministero della salute. Tale certificazione, per essere riconosciuta valida, deve contenere:

  • i dati identificativi del soggetto interessato (nome, cognome, data di nascita)
  • la dicitura: "soggetto esente alla vaccinazione anti SARS-CoV-2. Certificazione valida per consentire l'accesso ai servizi e attività di cui al comma 1, art. 3 del decreto-legge 23 luglio 2021, n 105"
  • la data di fine di validità della certificazione
  • i dati relativi al Servizio vaccinale della Aziende ed Enti del Servizio Sanitario Regionale – Centro vaccinale
  • il timbro e la firma del medico certificatore (anche digitale)
  • il numero di iscrizione all'ordine o il codice fiscale del medico certificatore. Il medico deve essere un medico che ha aderito alla campagna vaccinale

Le certificazioni rilasciate di recente sono dotate di QR-Code.
Confrontarsi con il proprio medico per la definizione della procedura da adottare.

17. Essendo un canile aperto al pubblico, la nostra domanda è dobbiamo fare il controllo per ogni visita?
No, l'obbligo è per tutte le aziende rispettivamente ai lavoratori.
Le linee guida per la Pubblica Amministrazione riportano "In sintesi, l'unica categoria di soggetti esclusa dall'obbligo di esibire il green pass per accedere agli uffici pubblici è quella degli utenti, ovvero di coloro i quali si recano in un ufficio pubblico per l'erogazione del servizio che l'amministrazione è tenuta a prestare. I visitatori che dovessero accedere a qualunque altro titolo (ad esempio per lo svolgimento di una riunione o di un incontro, congresso o altro) dovranno, invece, essere muniti della certificazione verde ed esibirla su richiesta."

18. Ogni quanto devo controllare il green pass ai miei dipendenti? Ogni giorno?
In relazione alle procedure operative definite dal datore di lavoro, non è normato; in relazione alla realtà produttiva sono preferibili i controlli a tappetto giornalieri.

19. Quindi, se un dipendente fa un tampone (rapido o molecolare) e non ha ancora il Green Pass, può mostrare la certificazione del controllo, ma il datore di lavoro deve chiedere al dipendente di sentire il medico competente che a sua volta darà l'approvazione o meno al datore di lavoro per l'ingresso del dipendente?
La verifica deve avvenire esclusivamente con QR-Code. Il datore di lavoro non ha altri mezzi a disposizione.

20. Abbiamo 14 dipendenti. È possibile verificare il green pass dei dipendenti a rotazione o si deve verificare quotidianamente per tutti?
In relazione alle procedure operative definite dal datore di lavoro, non è normato; in relazione alla realtà produttiva. Sono preferibili i controlli a tappetto giornalieri.

21. È possibile nominare più figure di controllo green pass all'interno dell'azienda?
Si, in relazione alla propria organizzazione, il Datore di lavoro individua un numero sufficiente di addetti al controllo della certificazione verde Covid-19 (consigliato almeno 2 addetti in previsione dell'assenza di uno dei due).

22. Nel caso un trasportatore venisse a caricare quando l'ufficio è chiuso (sono abituati che lasciamo il ddt nel vano scale e lo compilano in autonomia) come dobbiamo comportarci?
In quel caso, non essendoci contatti e non accedendo all'unità produttiva, non sussiste l'obbligo di controllare il green pass.

23. Un dipendente esterno che non entra mai in azienda è da controllare?
No, il decreto si applica ai fini dell'accesso nei luoghi di lavoro.

24. Quindi se teniamo un registro in cui si segnano solo il numero di Green Pass verificati in una data è possibile?
Si, in relazione alle procedure operative definite dal datore di lavoro, non è normato; tuttavia, con la sola indicazione del numero, il Datore di lavoro può avere difficolta nel dimostrare l'effettuazione dei controlli.

25. In attività piccole il soggetto designato può essere sempre il datore di lavoro? In questo caso bisogna comunque compilare la delega?
Il datore di lavoro deve individuare con atto formale i soggetti incaricati dell'accertamento delle violazioni, quindi deve formalizzare anche l'auto individuazione.

26. La nostra agenzia di assicurazioni ha varie sedi distaccate, come dobbiamo comportarci nei confronti dei subagenti non presenti nella nostra sede ma negli uffici distaccati?
Individuando un soggetto incaricati dell'accertamento delle violazioni per ogni sede.

27. Il lavoratore che non ha Green Pass e non può lavorare, non può chiedere malattia, corretto?
Corretto.

28. Una volta trascorsi i 10 gg + 10 gg di sospensione, in mancanza di certificazione cosa succede?
Tale possibilità vale solo per le aziende con meno di quindici lavoratori, tuttavia è più materia di consulente del lavoro, pertanto le consiglio di fare riferimento al suo consulente.

29. Abbiamo degli spacci di vendita di prodotti alimentari con all'interno 1 solo commesso. Io datore di lavoro giornalmente dovrei recarmi presso ogni punto vendita per il controllo del Green Pass?
Sarebbe la soluzione più cautelativa per lei, in alternativa può nominare il commesso come soggetto incaricati dell'accertamento delle violazioni.

30. Il datore di lavoro deve obbligatoriamente controllare il green pass a tutti i lavoratori ogni giorno, oppure a campione?
No, può procedere anche a campione, tutto in relazione alle procedure operative definite dal datore di lavoro, non è normato; in relazione alla realtà produttiva. Il controllo giornaliero è sicuramente più tutelante.

31. Ma se dopo 20 giorni il lavoratore ancora non vuole fare il green pass, che succede? Come deve comportarsi il datore di lavoro?
Tale possibilità vale solo per le aziende con meno di quindici lavoratori, tuttavia è più materia di consulente del lavoro, pertanto le consiglio di fare riferimento al suo consulente.

32. Quindi il datore di lavoro si deve autodenunciare al prefetto per avere una sanzione?
È un aspetto in discussione in Consiglio dei ministri. Per evitare questo, con possibile ispezione da parte degli ufficiali di polizia giudiziaria, è consigliato un controllo completo prima dell'accesso presso l'unità produttiva. Ricordo che anche il lavoratore è sanzionabile in caso di violazione.

33. Buongiorno, siamo uno Studio, dobbiamo verificare Green Pass anche per clienti e/o fornitori con compilazione del registro d'accesso?
L'obbligo è per tutte le aziende rispettivamente ai lavoratori (fornitori sono lavoratori).
Le linee guida per la Pubblica Amministrazione riportano "In sintesi, l'unica categoria di soggetti esclusa dall'obbligo di esibire il green pass per accedere agli uffici pubblici è quella degli utenti, ovvero di coloro i quali si recano in un ufficio pubblico per l'erogazione del servizio che l'amministrazione è tenuta a prestare. I visitatori che dovessero accedere a qualunque altro titolo (ad esempio per lo svolgimento di una riunione o di un incontro, congresso o altro) dovranno, invece, essere muniti della certificazione verde ed esibirla su richiesta.".
La tenuta del registro è uno strumento che permette al datore di lavoro di dimostrare di aver effettuato i controlli; in quest'ultimo non devono essere riportati dati relativi alla certificazione verde ma solo l'indicazione di averlo verificato.

34. Il personale delle imprese di pulizia che accedono ai luoghi di lavoro da chi devono essere controllate? Se escono prima dell'arrivo dei dipendenti, come ci si deve regolare? Il datore di lavoro o l'incaricato, come può dimostrare di aver fatto la verifica dei green pass?
L'obbligo di controllo è per tutte le aziende rispettivamente ai lavoratori (il personale delle imprese di pulizie sono lavoratori).
Il datore di lavoro deve individuare con atto formale i soggetti incaricati dell'accertamento delle violazioni.
Gli unici software riconosciuti sono l'APP VERIFICAC19 o sistemi di rilevamento come da DPCM 12 ottobre 2021.

35. Come mai viene richiesto un elenco di raccolta dati se non bisogna tenere nessun dato? Se io prendo atto che i sig.XX ha il green pass oppure che non lo ha non è una violazione?
La tenuta del registro è uno strumento che permette al datore di lavoro di dimostrare di aver effettuato i controlli; in quest'ultimo non devono essere riportati dati relativi alla certificazione verde ma solo l'indicazione di averlo verificato.

36. Il registro delle verifiche può essere tenuto su file o cartaceo? È necessario che il lavoratore firmi dopo la verifica? Va indicato l'esito della verifica? Si può tenere traccia delle verifiche dei giorni precedenti?
Per la tenuta non ci sono indicazioni vincolanti.
La firma del lavoratore sarebbe un ulteriore misura di conferma; la norma non prevede modalità di registrazione vincolanti. La tenuta del registro è uno strumento che permette al datore di lavoro di dimostrare di aver effettuato i controlli; in quest'ultimo non devono essere riportati dati relativi alla certificazione verde ma solo l'indicazione di averlo verificato. L'obbligo di verifica è a carico dei soggetti incaricati dell'accertamento delle violazioni.

37. Addette alle pulizie... entrano nell'azienda per eseguire il servizio prima dell'arrivo dei dipendenti. È responsabile l'azienda dove prestano servizio ma non c'è nessuno che possa controllarle. Come devo muovermi? La responsabilità è del mio cliente?
ificare, l'onere è comunque del suo Datore di lavoro. Tuttavia, a carico del datore di lavoro "proprietario" dell'unità produttiva, rimane l'onere di verificare il green pass. All'interno delle modalità operative deve essere specificato.

38. Buongiorno, se un'azienda controlla giornalmente almeno il 20% del personale dipendente seguendo le procedure consigliate, rischia una sanzione nel caso di controllo con ritrovamento di un dipendente senza green pass ma che non rientrava nel campione giornaliero? Cioè, in questo caso, la sanzione viene data al solo dipendente o comunque anche all'azienda?
Il datore di lavoro deve individuare con atto formale i soggetti incaricati dell'accertamento delle violazioni, quindi deve formalizzare anche l'auto individuazione.
Il datore di lavoro risponde per tutti i dipendenti; la sanzione è a carico del lavoratore per aver violato quanto previsto dal decreto e per contro il datore potrebbe essere sanzionato per non avere adottato una misura adeguata.

39. Per manutentori e installatori che non passano in azienda ma arrivano direttamente in cantiere dal cliente, può il capocantiere verificare il green pass scaricando l'app sul proprio telefono personale (non aziendale)?
Non vi sono indicazioni in merito; tuttavia, l'uso di attrezzature personali per scopi lavorativi è sconsigliato a prescindere dalla verifica in oggetto. Il datore di lavoro non può obbligare il lavoratore in tal senso.

40. Nella nostra piccola azienda ci sono 3 dipendenti e 2 soci lavoranti, dovrei controllare il green pass a tutti ogni giorno, nonostante abbia la certezza che tutti siano in possesso del green pass con validità oltre il 31-12? Ho letto inoltre che per il controllo è obbligatorio utilizzare un dispositivo fornito dall'azienda e non è possibile usare dispositivi personali?
Non vi sono indicazioni in merito; tuttavia, l'uso di attrezzature personali per scopi lavorativi è sconsigliato a prescindere dalla verifica in oggetto. Il datore di lavoro non può obbligare il lavoratore in tal senso. Lei non può sapere la scadenza del green pass, ma solo se al momento del controllo è valido.

41. Salve, quando si parla di controllo a distanza, con quali modalità viene effettuata? Considerato che non possiamo fare foto o altro?
In relazione alle procedure operative definite dal datore di lavoro; il consiglio è nominare la persona come addetti al controllo della certificazione verde Covid-19.

42. Se mi arriva un controllo come posso dimostrare che controllo i green pass?
Mostrando le modalità operative adottate, registrando l'attività fatta secondo il principio di minimizzazione della raccolta dati. Per i privati le modalità sono scelte a discrezione del Datore di lavoro.

43. L'informativa deve essere consegnata a chi viene controllato il green pass?
Si, l'informativa deve essere letta e compresa da tutti i lavoratori e dagli esterni

44. Buongiorno, ho una domanda: siamo una azienda piccola ma per esigenze lavorative (cantieri all'estero) necessitiamo di avere copie del green pass per poter effettuare i check-in dei voli e non solo. Come facciamo se per il garante della Privacy, ciò non è fattibile?
Le copie del green pass non possono essere fornite al datore di lavoro; in alternativa il lavoratore acquisterà il biglietto e poi verrà rimborsato dall'azienda.
Deve verificare le condizioni delle singole compagnie aeree.

45. Un'ultima domanda, nel caso di un negozio in cui il Datore di lavoro ovviamente non è presente, ci sono solo i lavoratori probabilmente anche in turni sfalsati. I delegati a quel punto sono tutti i dipendenti?
È possibile nominare tutti i dipendenti che si controlleranno a vicende; è sconsigliato l'autocontrollo.

46. È sempre consentito controllare i documenti di identità?
Si. Quanto al controllo dell'identità del lavoratore, fermo quanto previsto dall'art. 13, co. 4 del DPCM 17 giugno 2017 e dalla circolare del Ministero dell'Interno del 10 agosto 2021, si ritiene che, all'interno del luogo di lavoro, il datore debba e possa (anche per motivi di sicurezza) conoscere pienamente l'identità dei lavoratori e di chiunque sia presente, per cui è sempre legittimato a chiedere, in caso di dubbio, la corrispondenza tra il documento di identità e il dato contenuto nel green pass.

47. Ma è obbligatorio il registro?
La tenuta del registro è uno strumento che permette al datore di lavoro di dimostrare di aver effettuato i controlli; in quest'ultimo non devono essere riportati dati relativi alla certificazione verde ma solo l'indicazione di averlo verificato.

48. Quindi nel registro riporterebbe anche il NOME e COGNOME del dipendente controllato?
Si.

49. Che tipo di registro va tenuto per far sì che si evinca il controllo dei green pass?
Non esiste un modello istituito dal ministero; non è possibile raccogliere/registrare alcuna informazione inerente alla certificazione.

50. Quali sono i software che il ministero dà a disposizione per la lettura della certificazione al timbro del cartellino?
Gli unici software riconosciuti sono l'APP VERIFICAC19 o sistemi di rilevamento come da DPCM 12 ottobre 2021 allegato H (si rimanda al decreto per il campo di applicazione):

  • Verifica Certificazione verde COVID-19 tramite SDK
  • Verifica Certificazione verde COVID-19 tramite NoiPA
  • Verifica Certificazione verde COVID-19 tramite PORTALE INPS
  • Verifica Certificazione verde COVID-19 mediante interoperabilità applicativa

51. L'app VericaC19 prevede dietro le quinte, l'invio di dati sui controlli a qualche database nazionale? Tipo tracciamento del mero controllo e non collezione dei dati scansionati?
È un APP Ministeriale approvata dal Garante della privacy. Non prevede il salvataggio dei dati.

52. Ho fatto oggi la prima dose di vaccino, quando riceverò il green pass?
Per i soggetti in attesa di rilascio di valida certificazione verde e che ne abbiano diritto, nelle more del rilascio e dell'eventuale aggiornamento, sarà possibile avvalersi dei documenti rilasciati, in formato cartaceo o digitale, dalle strutture sanitarie pubbliche e private, dalle farmacie, dai laboratori di analisi, dai medici di medicina generale e dai pediatri di libera scelta. Tale documentazione è dotata di QR-Code. Con tale documentazione può accedere nei luoghi di lavoro.

Torna alle guide

Hai bisogno di maggiori informazioni?

Contattaci
iso 9001audit energeticoinnex hubquestiobaqfondo professionifondazione brescia musei